Als KMU-Führungskraft kennst du das nur zu gut: Dein Alltag ist vollgepackt mit Entscheidungen, die unaufhörlich an deiner Energie zehren. Künstliche Intelligenz (KI) soll Entlastung bringen, doch oft wirkt sie eher wie eine zusätzliche Last.

Stell dir vor, du könntest KI einfach starten – und das kombiniert mit Bewegung, die dich in den Flow bringt. Genau darum geht es in dieser Ausgabe des Flow Factor Newsletters. Basierend auf meiner Erfahrung bei mmind.ai und purpose.li zeige ich dir, wie du als KMU Innovation ohne Burnout leben kannst.

🎙️ Du hörst lieber? Hier eine kurze, KI-generierte Audio-Zusammenfassung dieser Ausgabe:

Einfachheit ist der Schlüssel.

Das haben wir bei KI-Projekten mit KMU zuletzt immer wieder erlebt: Überkomplizierte Prozesse sind ein Innovationskiller. Automatisierst du Chaos, verstärkst du es nur. 

Der Ausweg? Fang klein an. Auditiere einen einzigen, «schmerzhaften» Prozess in deinem Unternehmen und verbessere ihn mit einer ganz einfachen KI-Lösung. Studien belegen: KI kann die Arbeitslast um bis zu 50% reduzieren (OECD Effects of GenAI 2025). Lästige Aufgaben, wie zum Beispiel Berichte schreiben, übernimmt ein Custom GPT. Das entlastet dich und dein Team tagtäglich.

Das Problem: Mentale Belastung durch Komplexität

Doch ohne bewusste Reflexion und den Fokus auf Einfachheit kann die mentale Belastung schnell überhandnehmen. In unserer Zusammenarbeit mit KMU sehen wir, wie Führungskräfte in der Komplexität versinken und so wertvolle Zeit für Innovation verlieren. Dabei kann KI genau dies ändern: Sie ist nicht nur ein Tool, sondern ein Dialogpartner, der dir hilft, neue kreative Impulse zu finden und den Kopf freizubekommen. Ohne solche smarten Ansätze und regelmässige Gewohnheiten wie Bewegung fehlt oft die mentale Klarheit, und der Kopf dreht sich im Kreis.

Die Lösung: Dein erstes Custom GPT und physischer Flow für mentale Frische

Die Lösung liegt darin, KI nicht als Last, sondern als persönlichen Innovationspartner zu sehen. 

Ein einfacher und wirkungsvoller Schritt? Baue dein erstes Custom GPT – Google nennt sie ‘Gems – eine angepasste Version eines Chatbots, die mit eigenen Daten trainiert wurde, um spezifische Aufgaben oder Anwendungsfälle besser zu bewältigen‘. Das ist einfacher, als du denkst, und bringt sofortige Erleichterung und neue Impulse.

Ein solches Gem hat im Wesentlichen drei Bestandteile:

1. Name: Gib deinem Gem einen klaren, beschreibenden Titel – etwa ‘SME Sales Lead Qualifier’. Das macht es sofort nutzbar.

2. Instruction: Dies ist der Kern. Nutze die bewährte ‘Brockman-Anatomie‘ für Posts: Definiere das ZIEL (was soll erreicht werden?), das AUSGABEFORMAT (wie genau soll das Ergebnis aussehen?), füge WARNUNGEN (was soll vermieden werden?) und ausführlichen KONTEXT (wichtige Detailinformationen und Einschätzungen) hinzu. Lass die KI selbstständig denken, statt starre Schritte vorzugeben.

3. Knowledge: Lade deine eigenen Dateien oder Texte hoch. Das ist entscheidend. Indem du deine Originalformulierungen und dein Fachwissen einpflegst, stellst du sicher, dass die Ergebnisse authentisch sind und zum Beispiel deine Stimme widerspiegeln – keine generischen KI-Texte.

Dieser Prozess schafft nicht nur konkrete Lösungen, sondern befreit auch deinen Kopf. Die Kombination mit physischer Aktivität, wie ich sie in meinem ‘Creative Run 2.0‘ gerade in den Ferien in Spanien erlebe, verstärkt diesen Effekt. Während du läufst oder spazieren gehst, kannst du mit deinem Gem im Dialog bleiben, neue Ideen entwickeln und so deine Produktivität und Kreativität enorm steigern. Es ist wie ein Walking-Meeting mit deinem smartesten Co-Piloten. McKinsey’s “Superagency in the Workplace” unterstreicht, wie KI Menschen befähigt, ihr volles Potenzial zu entfalten.

Ein frischer Blickwinkel dazu, inspiriert von der London School of Economics: Baue eine Flow-Kultur in deinem Unternehmen auf, indem du KI und gesunde Gewohnheiten verbindest. Fördere Innovation, die alle einbindet, durch Mentoring. Das bindet Teams, steigert die Outputs und kann die Produktivität um bis zu 40% erhöhen (WEF AI in Action 2025).

Zusammenfassend die praktischen Schritte für dich:

1. Einfachheit einführen: Wähle zum Beispiel Google Gemini. Baue ein Gem für die Erstellung von Inhalten (z.B. Präsentationen, Vorträge, Newsletter- und Marketing-Texte, Berichte). Nutze auch die Audio-Funktionen und erlebe die Entlastung.

2. Bei Routinen entlasten: Setze Automationen für die Erstellung von Meeting-Protokollen ein (KI spart hier wertvolle Zeit pro Sitzung). Zeichne Sitzungen am Smartphone auf, und lasse Google Gemini aus dem Transkript ein Protokoll erstellen.

3. Flow mit Bewegung: Integriere Spaziergänge, Läufe oder Fahrten mit dem Fahrrad in deinen Arbeitsalltag. Diktier deine Prompts und Ideen. Es hilft dich zu fokussieren und reduziert den Stress.

Beginne konkret mit der Frage: Wo möchtest du, dass dir KI hilft, dich zu entlasten? Geh raus an die frische Luft, zeichne die Antwort mit deinem Smartphone auf und schicke mir die Aufnahme.

Ich sende dir umgehend einen massgeschneiderten Lösungsvorschlag.

Jetzt anmelden: KI-Café am 10. September in Schaan!

Nach der Sommerpause geht es im KI-Café mit konkreten KMU-Themen weiter! Wir laden dich herzlich zu einem Anlass ein, der dir praktische Impulse für die Digitalisierung gibt und spannende Digitalisierungsbeispiele von KMU aus der Region Liechtenstein und Ostschweiz vorstellt.

Was dich erwartet:

• Vorstellung des neuen Leitfadens Digitalisierung: Entwickelt vom dem KMU-HSG und MMIND.

• Spannende Anwendungsbeispiele aus der Praxis: KMU für KMU präsentieren ihre Digitalisierungs- und KI-Projekte, darunter b_smart, sl.one, CSL Corporate Services, HSW AG Reinigung und Facility Service, und CFP Business Consulting.

• Apéro und Erfahrungsaustausch: Knüpfe wertvolle Kontakte und tausche dich mit Gleichgesinnten und Experten aus.

Warum du dabei sein solltest:

• Erhalte praktische Einblicke und konkrete KI- und Digitalisierungsbeispiele direkt von KMU.

• Lerne, wie du den neuen Leitfaden Digitalisierung für dein Unternehmen nutzen kannst.

• Finde Inspiration und Lösungen für deine eigenen Digitalisierungsfragen.

Wann: Mittwoch, 10. September 2025, 16:30 – 19:00 Uhr

Wo: RUUF, Duxgass 55, 9494 Schaan

Kosten: Kostenlos

Veranstalter: MMIND in Kooperation mit dem KMU-HSG

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P.S. Du möchtest die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick haben? Im folgenden PDF findest du die Kernpunkte dieses Newsletters kompakt zusammengefasst: