Michael Baumgartner führt die HSW AG, ein Reinigungsunternehmen mit Mitarbeitenden, die täglich auf verschiedenen Einsätzen unterwegs sind. Das Problem: Die Zeiterfassung lief über ein altes, proprietäres System. Jede Stunde wurde manuell erfasst, mehrfach übertragen, irgendwo abgeheftet.
Das kostete Geld, jedes Jahr. Und Zeit, ebenfalls jedes Jahr. Und es nervte.
Das eigentliche Problem war nicht die Software
Das Altsystem war teuer in der Lizenz und produzierte trotzdem Arbeit, die kein Mensch braucht: Doppelerfassungen, manuelle Übertragungen, fehlende Echtzeitsicht auf Feriensaldi. Wer wissen wollte, wie viele Urlaubstage noch offen waren, musste nachfragen oder nachrechnen.
Für ein Unternehmen mit mobilen Teams ist das kein kleines Ärgernis. Es ist ein strukturelles Problem.
Die Lösung: Open Source, massgeschneidert
Gemeinsam mit mmind.ai hat HSW das Open-Source-System Kimai eingeführt, erweitert um Plugins, die spezifisch für die Abläufe des Unternehmens entwickelt wurden:
QR-Code-basierte Zeiterfassung direkt vor Ort. Ein Urlaubsmanagement, das Saldi in Echtzeit anzeigt. Ein Modul für Materialwirtschaft. Und eine automatisierte Verwaltung der Reisezeiten, die fehlerhafte Kundenabrechnungen verhindert.
Kein Medienbruch mehr. Keine doppelten Einträge. Keine Nachfragen.
Das eigentliche Problem war nicht die Software
«Die Automatisierung der Zeiterfassung stellte den logischen und wirtschaftlich sinnvollsten nächsten Schritt in der Digitalisierungsstrategie der HSW AG dar.»
Die Zahlen bestätigen das: Über 300 Stunden jährlicher Personalaufwand entfallen. Die Einsparungen liegen im fünfstelligen Frankenbereich pro Jahr. Die Investition hat sich in weniger als zwölf Monaten amortisiert.
Dazu kommt etwas, das in keiner Kostenrechnung auftaucht: Michael Baumgartner und sein Team sehen ihre Saldi jetzt in Echtzeit. Das klingt selbstverständlich. War es aber lange nicht.
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